¿Qué se incluye en un PDF de solicitud de registros?

Una portada con la información de tu práctica y del profesional, los datos del cliente, el rango de fechas, una declaración de autorización/certificación y un aviso de confidencialidad HIPAA; páginas del plan de tratamiento para los registros de terapia; y una página por sesión con la fecha, el código CPT, la duración, la ubicación, el cargo y las notas. Cada página lleva un ID de registro único.

¿Por qué elijo un solo tipo de servicio?

La terapia, el coaching de vida y la dirección espiritual son categorías de registro legalmente distintas, por lo que cada solicitud de registros se delimita a una categoría. El selector de tipo de servicio solo aparece cuando un cliente tiene sesiones en más de una categoría.

¿Se incluyen las notas de psicoterapia?

No. Las notas de psicoterapia (proceso) se excluyen de las solicitudes de registros, de acuerdo con 45 CFR 164.524. Las solicitudes de registros se basan en tus registros oficiales de sesiones.

¿Cómo envío los registros al solicitante?

ShrinkNotes genera un PDF certificado y con registro de auditoría, y lo descarga mediante un enlace seguro de corta duración. Luego lo entregas al solicitante a través de tu propio canal seguro — no hay una función integrada de envío a terceros.

Solicitudes de registros

Cuando un cliente o un tercero solicita registros, ShrinkNotes ensambla un PDF certificado y compatible con HIPAA de tus registros de sesiones — delimitado a la categoría y el rango de fechas correctos.

¿Cómo creo una solicitud de registros?

Desde la página del cliente, abre el menú de acciones y elige Solicitud de registros.
Si se te solicita, elige la categoría de registro en Registros para (solo se muestra cuando el cliente tiene más de un tipo de servicio).
Deja marcado Todos los registros, o desmárcalo para establecer una Fecha de inicio y una Fecha de fin.
Confirma el número de registros coincidentes y luego haz clic en Generar PDF.

¿Qué contiene el PDF de registros?

Una portada: la información de tu profesional (nombre, NPI, licencia), los datos de la práctica, el nombre y la fecha de nacimiento del cliente, y el rango de fechas de los registros.
Una declaración de autorización/certificación y un aviso de confidencialidad HIPAA.
Páginas del plan de tratamiento (para registros de terapia): problema presentado, meta, objetivo, frecuencia, diagnósticos y notas.
Una página por sesión: fecha y hora, código CPT, duración, ubicación (Telesalud o Presencial), cargo y notas de la sesión.
Un pie de página en cada página con el número de página, un ID de registro único y la fecha de generación.

Alcance: una solicitud de registros cubre las sesiones que tú (el profesional con sesión iniciada) registraste para ese cliente. En una práctica con varios profesionales, cada profesional genera sus propios registros.

¿Cómo se entregan los registros de forma segura?

ShrinkNotes genera el PDF, escribe una entrada de registro de auditoría para la exportación y descarga el archivo en tu dispositivo mediante un enlace seguro de corta duración. Luego entregas los registros al solicitante a través de tu propio canal seguro. Las solicitudes anteriores se listan en Registros anteriores, donde puedes volver a descargarlos en cualquier momento.